El ideal de la secretaria perfecta

El sueño de los directivos de una empresa es encontrar a la secretaria ideal, en la que los conocimientos y la simpatía se combinen de manera perfecta e impecable.

Suele ser la mano derecha del jefe, la que maneja la agenda, la que le recuerda fechas  y eventos importantes, la que se dispone con una sonrisa cada vez que entra una persona a la empresa. Encontrarla no es fácil, pero logarlo puede ser la salvación de grandes dolores de cabeza.
Trabajando.com presenta algunos puntos a tener en cuenta a la hora de reconocer a la secretaria perfecta.
Confianza
Su formación en cuanto al nivel de discreción, carácter, personalidad y empatía, son clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea partícipe también de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la compañía y las personas que la dirigen debe ser a un 100%.
Agendar el tiempo como el recurso valioso que es
Para empresas exitosas, el tiempo es escaso y valioso. Para atender la mayor cantidad de temas posibles, hacerlo sin estrés y en “buena forma” es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva y organizada, capaz de preparar a tiempo toda la documentación para una reunión, que maneje además la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente y poder dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a un próxima reunión y que el jefe no quede mal. Es anticiparse a lo que el superior necesita y piensa. Una secretaria perfecta vive el día a día intentando cuidar cada minuto del él,  ayudándolo a cumplir la agenda sin estrés y manejar los imprevistos.
Proactividad
Cada vez que contesta el teléfono, debe transmitir la importancia de la empresa y los valores con tal destreza, que se convierte en un factor de imagen, invaluable para la compañía. De la misma manera, tendrá que gestionar hábilmente que un vuelo común y corriente sea en primera clase, se preocupa de buscar el mejor restaurante para una salida con posibles inversionistas, no el que le dijeron que era el mejor, si no el que realmente lo es y además, reserva la mesa más especial.
El jefe  es la autoridad y ella lo representa como tal
La secretaria es la garantía de que cualquier decisión tomada en una reunión, se lleve a cabo. Ella hará un seguimiento temporal de manera eficiente, tomando notas, siendo empática, dejando recordatorios especiales, llamando con anticipación para que los plazos se cumplan, etc. En definitiva, si alguien se comprometió con el jefe, ella se preocupará de que se cumpla. De esa manera, el jefe podrá descansar de esas tareas, confiando en que todo saldrá a la perfección, pudiendo ocuparse de cosas nuevas.
Lograr un buen clima laboral
La secretaría ideal logra que en el entorno de su oficina se respire un aire positivo. Recibe a las visitas en el ascensor con una cálida sonrisa saludando con énfasis. Hace que quien llame a su jefe por teléfono se sienta importante, aunque realmente no lo sea. Ella debe ser respetada y considerada por el jefe para crear un magnífico clima de confianza.
No deja de perfeccionarse como profesional
Ella necesita aprender tanto como el jefe y nunca dejar de hacerlo. Debe ponerse al tanto de todo lo que es importante en la empresa, familiarizarse de cosas nuevas y estar siempre al día. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo del día a día.
Recordar que una agenda electrónica y de bolsillo puede sustituir alguna de las funciones de la secretaria, pero este objeto no tiene el manejo de idiomas, no puede atender el teléfono con amabilidad, atender visitas, redactar informes, ni dar apoyo emocional. La secretaria perfecta, es incondicional y fiel a su trabajo. Ella es irremplazable.
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